REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG TŁUMACZENIOWYCH PRZEZ BIURO TŁUMACZEŃ WELT

ważny od dnia 02.03.2017

  1. Postanowienia ogólne
    1. Niniejszy Regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) określa zasady świadczenia usług tłumaczeń pisemnych i ustnych przez Biuro Tłumaczeń WELT (zwane dalej „Biurem Tłumaczeń WELT”) z siedzibą we Wrocławiu (kod pocztowy: 53-110) przy ulicy Ślężnej 151, NIP: 896 145 39 65, REGON: 366534643, reprezentowane przez Olgę Rudnik.

    2. Biuro Tłumaczeń WELT świadczy odpłatne usługi tłumaczeń pisemnych i ustnych zgodnie z niniejszym Regulaminem.

    3. Biuro Tłumaczeń WELT zobowiązuje się do wykonywania zleceń z zachowaniem zasad należytej staranności, w szczególności zgodnie z przyjętymi zasadami sztuki tłumaczenia, zapewniając przy tym najwyższą jakość tłumaczeń. Ponadto Biuro Tłumaczeń WELT zobowiązuje się do wykonywania usług tłumaczeniowych w sposób rzetelny oraz zgodnie z ustalonym terminem realizacji.

    4. Udzielenie zlecenia przez Zamawiającego oznacza akceptację wszystkich zapisów niniejszego Regulaminu w aktualnym brzmieniu.

  1. Rozliczanie tłumaczeń pisemnych
    1. Jedna strona tłumaczenia uwierzytelnionego przez tłumacza przysięgłego (tzw. „tłumaczenia przysięgłego”) zawiera 1125 znaków ze spacjami (wg Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dn. 24 stycznia 2005 r., Dz. U. z dn. 26.01.2005).

    2. Jedna strona tłumaczenia zwykłego zawiera 1600 znaków ze spacjami. Każda rozpoczęta strona liczona jest jako pełna.

    3. Podstawą rozliczenia z Zamawiającym jest liczba znaków w gotowym tłumaczeniu, a nie w tekście czy dokumencie źródłowym. Minimalną jednostką rozliczeniową jest jedna strona.

    4. Rozliczenie ilości znaków odbywa się na podstawie statystyki wyrazów w programie MS Word.

    5. Tekst tłumaczenia przysięgłego przekazywany jest w formie wydruku na papierze opatrzonym pieczęcią i podpisem tłumacza przysięgłego. Tłumaczenia uwierzytelnione (przysięgłe) są wykonywane z kopii / skanu lub na podstawie okazanego oryginału dokumentu.

    6. Zlecenia wykonywane są w trybie:
  • zwykłym (standardowym): do 5 stron rozliczeniowych dziennie,
  • pilnym: od 6 do 9 stron dziennie. Do ceny za tłumaczenie w trybie pilnym doliczane jest 50% stawki bazowej.
  • ekspresowym: powyżej 9 stron dziennie. Do ceny za tłumaczenie w trybie ekspresowym doliczone jest 100% stawki bazowej.
    1. Do czasu wykonania tłumaczenia nie wlicza się: sobót, dni ustawowo wolnych od pracy, w tym niedziel, dnia przyjęcia zlecenia oraz dnia przekazania tłumaczenia Zamawiającemu.

    2. Jeżeli Zamawiający nie określi w treści zamówienia godziny oddania tłumaczenia, przyjmuje się, że tłumaczenie zostanie przekazane mu najpóźniej do godziny 18:00 w dniu ustalonym jako termin realizacji usługi.

    3. Tłumaczenia realizowane w dniu dostarczenia tekstów rozliczane są według stawek w trybie ekspresowym.

    4. Cena tłumaczenia uwierzytelnionego zawiera koszt 1 egzemplarza wydruku. Za sporządzenie odpisu (drugiego egzemplarza) tłumaczenia uwierzytelnionego pobiera jest opłata w wysokości 30% wartości tłumaczenia.

    5. Cena tłumaczenia pisemnego nie obejmuje opracowania tekstu do publikacji ani jego redakcji.

    6. Tłumaczenia dokumentów pisanych odręcznie lub trudnych do odczytania podlegają indywidualnej wycenie.

    7. W przypadku wyceny tłumaczenia rozbudowanych stron internetowych koszt takiej usługi wynosi 100,00 zł brutto. Wpłacona kwota zostaje zwrócona Zamawiającemu w momencie zlecenia wycenionego tłumaczenia.

    8. W przypadku, gdy Zamawiający życzy sobie zastosowania określonej terminologii w tłumaczeniu, wówczas zobowiązany jest do dostarczenia wraz z tekstem do tłumaczenia glosariusza. W przypadku niedostarczenia glosariusza czy też wytycznych dotyczących słownictwa przez Zamawiającego, Biuro Tłumaczeń WELT zastrzega sobie prawo do stosowania słownictwa poprawnego, zgodnie z najlepszą wiedzą i praktyką zawodową tłumacza, aczkolwiek mogącego odbiegać od życzeń Zamawiającego. W przypadku tłumaczeń o szczególnym stopniu trudności, wymagających konkretnej wiedzy z danej branży, wskazane jest przekazanie przez Zamawiającego źródła fachowego słownictwa oraz umożliwienie konsultacji w tej kwestii z przedstawicielem firmy.

  1. Rozliczanie tłumaczeń ustnych
    1. Jednostką rozliczeniową tłumaczeń ustnych jest godzina lub tzw. blok (4 godziny pracy tłumacza). Każda rozpoczęta godzina zegarowa tłumaczenia ustnego jest liczona jako pełna godzina świadczenia usługi a każdy rozpoczęty blok jest rozliczany jako cały (czterogodzinny) blok.

    2. W przypadku tłumaczeń symultanicznych zlecenie musi obsługiwać jednocześnie dwóch tłumaczy.

    3. W przypadku tłumaczeń wyjazdowych (poza miejscem zamieszkania tłumacza) jednostką rozliczeniową jest blok 8-godzinny. Minimalne dzienne wynagrodzenie za tłumaczenie wyjazdowe jest równe stawce za 8 godzin pracy.

    4. Czas pracy tłumacza liczy się od godziny, na którą został zamówiony i zgłosił się, aby wykonać pracę, do godziny, w której został zwolniony z wykonywania tłumaczenia, i obejmuje wszystkie ewentualne przerwy w tłumaczeniu (np. przerwy na posiłki, przerwy w spotkaniu, czas przejazdu tłumacza z Zamawiającym).

    5. W przypadku tłumaczeń wyjazdowych Zamawiający pokrywa koszty przejazdu, zakwaterowania i posiłków tłumacza/-y na miejscu tłumaczenia.

    6. Wynagrodzenie za pracę tłumacza ustnego w soboty wynosi dodatkowo 50% stawki za tłumaczenie, a w dni wolne od pracy lub w nocy (w godzinach od 22:00 do 6:00) – dwukrotność normalnej stawki za tłumaczenie.

    7. W przypadku tłumaczeń konferencji Zamawiający zobowiązuje się przekazać do Biura Tłumaczeń WELT, wraz z zamówieniem, wszelkie dostępne materiały pomocnicze, aby umożliwić tłumaczom zapoznanie się z tematyką i odpowiednie przygotowanie fachowej terminologii.

    8. Biuro Tłumaczeń WELT może żądać przedpłaty w wysokości minimum 30% ceny zamówienia. W tej sytuacji Biuro Tłumaczeń WELT przystępuje do pracy nad realizacją usługi na podstawie pisemnego zamówienia oraz otrzymania zaliczki na jego poczet. Płatność zaliczki następuje gotówką lub przelewem na konto bankowe wskazane na podstawie zaliczkowej faktury VAT.

    9. Nieskorzystanie z usług zamówionego tłumacza nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku poniesienia pełnych kosztów wynajęcia tłumacza.

    10. Klient Biura Tłumaczeń WELT zobowiązuje się nie kontaktować bezpośrednio z tłumaczem ustnym współpracującym z Biurem tłumaczeń WELT przez okres dwóch lat od ostatniego zlecenia.

  2. Składanie zleceń
    1. Złożenie zamówienia wiąże się z obowiązkiem zapłaty.

    2. Zlecenie usługi tłumaczenia odbywa się osobiście w siedzibie Biura Tłumaczeń WELT, bądź drogą elektroniczną poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: biuro@welt.com.pl lub przez formularz kontaktowy znajdujący się na stronie internetowej www.welt.com.pl.

    3. Po otrzymaniu tekstu lub skanu dokumentu, Biuro Tłumaczeń WELT dokonuje pisemnej wyceny jego tłumaczenia i przesyła ofertę drogą elektroniczną.

    4. Potwierdzenie zlecenia przesłane przez Biuro Tłumaczeń WELT zawiera następujące informacje: szacunkową liczbę stron obliczeniowych (1 strona obliczeniowa tłumaczenia zwykłego liczy 1600 znaków ze spacjami, a tłumaczenia przysięgłego 1125 znaków ze spacjami, znaki są liczone w przetłumaczonym tekście, każda rozpoczęta strona tłumaczenia liczy się jak następna strona obliczeniowa), stawkę netto i brutto za 1 stronę obliczeniową a w przypadku tłumaczeń ustnych stawkę za 1 godzinę tłumaczenia lub za blok, szacunkowy koszt wykonania tłumaczenia oraz możliwy termin wykonania tłumaczenia.

    5. Biuro Tłumaczeń WELT przystępuje do wykonania tłumaczenia po zaakceptowaniu przez Zamawiającego warunków określonych w przesłanym potwierdzeniu przyjęcia zlecenia (akceptacja przesłana drogą elektroniczną) oraz po otrzymaniu bankowego potwierdzenia wpłaty zaliczki na konto Biura Tłumaczeń WELT, jeśli dotyczy. Zaliczka wymagana jest w przypadku zlecenia o wartości minimum 100 zł (słownie: 100 złotych).

    6. Biuro Tłumaczeń WELT zastrzega sobie prawo wykonywania zamówienia przy pomocy podmiotów trzecich – swoich podwykonawców.

    7. Brak pisemnego zamówienia zwalnia Biuro Tłumaczeń WELT z obowiązku wykonania usługi.

    8. Potwierdzenie zlecenia usługi tłumaczenia przez Zamawiającego oznacza akceptację wszystkich zapisów niniejszego Regulaminu Biura Tłumaczeń WELT w aktualnym brzmieniu.

    9. Za moment przyjęcia zlecenia uważa się moment wysłania przez przedstawiciela Biura tłumaczeń WELT e-maila potwierdzającego przyjęcie zlecenia do realizacji.

    10. Zamawiający upoważnia Biuro Tłumaczeń WELT do wystawienia faktury VAT bez podpisu odbiorcy.

    11. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wszelkich płatności w terminie 7 dni od daty wystawienia faktury. Dłuższe terminy płatności Biuro Tłumaczeń WELT może ustalić z Zamawiającym w drodze indywidualnych uzgodnień.

    12. Biuro tłumaczeń WELT zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zlecenia bez podania przyczyny.

  3. Anulowanie zlecenia
    1. Zamawiający ma prawo odwołać zlecone tłumaczenie w każdym momencie. Zamawiający zobowiązany jest jednak do zapłaty wynagrodzenia za pracę wykonaną do tego momentu oraz zwrot wszelkich kosztów poniesionych przez Biuro Tłumaczeń WELT w związku z realizacją zamówienia. Odwołanie realizacji tłumaczenia wymaga formy pisemnej.

    2. Zamawiający nie może anulować zamówienia w ostatnim dniu jego realizacji.

    3. Zamawiający jest zobowiązany do pokrycia kosztów za tłumaczenie, nawet w przypadku gdy jest pośrednikiem w zleceniu, a osoba odpowiedzialna za zapłatę nie dokonała płatności.

  4. Rozliczenie
    1. Zamawiający uiszcza należność przelewem na numer konta podany na fakturze VAT lub gotówką w siedzibie Biura Tłumaczeń WELT.

    2. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wszelkich płatności w terminie 7 dni od daty otrzymania tłumaczenia i faktury. Dłuższe terminy płatności Biuro Tłumaczeń WELT może ustalić z Zamawiającym w drodze indywidualnych uzgodnień.

    3. Wszyscy klienci indywidualni zlecający poprzez stronę internetową, e-mailem lub telefonicznie, zobowiązani są do dokonania przedpłaty w wysokości 50 % wartości zlecenia a w przypadku tłumaczenia zwykłego odsyłanego mailowo – 100% wartości zlecenia.

    4. Biuro tłumaczeń WELT zastrzega sobie prawo do poproszenia o wniesienie przedpłaty firmy, które zlecają po raz pierwszy lub, które w przeszłości nie regulowały zobowiązań w terminie. Wysokość takiej przedpłaty ustalana jest indywidualnie i może wynosić od 20% do 100% wartości zlecenia.

    5. Biuro tłumaczeń WELT zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji zlecenia, jeśli Zamawiający w określonym terminie nie wpłaci ustalonej kwoty zaliczki.

    6. Wykonane tłumaczenie pozostaje własnością Biura Tłumaczeń WELT do chwili uregulowania pełnej kwoty należności przez Zamawiającego. Wraz z dokonaniem płatności Zamawiający uzyskuje majątkowe prawa autorskie do tłumaczenia.

    7. Datą zapłaty jest dzień zaksięgowania danej kwoty na koncie Biura Tłumaczeń WELT.

    8. W przypadku nieterminowej zapłaty Biuro Tłumaczeń WELT nalicza odsetki w wysokości 0,2% za każdy dzień zwłoki.

    9. W przypadku braku zapłaty należności objętej fakturą VAT w terminie wskazanym na fakturze, Biuro Tłumaczeń WELT wysyła Zamawiającemu pisemne wezwanie do zapłaty a Zamawiający wyraża zgodę na obciążenie go kosztami tego wezwania w kwocie 40 PLN (słownie: czterdzieści złotych). W przypadku braku zapłaty należności w terminie wskazanym w wezwaniu do zapłaty sprawa windykacji należności zostanie przekazana do kancelarii prawnej celem wystąpienia z ostatecznym, przedsądowym wezwaniem do zapłaty, którego koszty w kwocie 60 złotych (słownie: sześćdziesiąt złotych) Zamawiający zobowiązuje się pokryć.

  5. Odpowiedzialność i reklamacje
    1. Biuro Tłumaczeń WELT ponosi odpowiedzialność z tytułu wykonania tłumaczenia do wysokości ceny zapłaconej przez Zamawiającego za tłumaczenie.

    2. Biuro Tłumaczeń WELT nie odpowiada za niską wartość merytoryczną tekstu przekazanego do tłumaczenia oraz za błędy w tłumaczeniu, powstałe z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego.

    3. Wszelkie wskazówki dotyczące sposobu tłumaczenia i wykorzystania w nim słownictwa lub oznaczeń stosowanych wyłącznie przez Zamawiającego winny być dostarczone do Biura Tłumaczeń WELT wraz z tekstem do tłumaczenia. W przypadku braku wskazówek w tym zakresie, Biuro Tłumaczeń WELT nie przyjmuje reklamacji dotyczących tłumaczenia nieuwzględniającego słownictwa lub oznaczeń stosowanych przez Zamawiającego.

    4. Biuro Tłumaczeń WELT przyjmuje reklamacje dotyczące błędów w wykonaniu tłumaczenia, jeśli powstały one wyłącznie z winy Biura Tłumaczeń WELT.

    5. Reklamacje dotyczące tłumaczeń wykonywanych w trybie ekspresowym są ograniczone tylko do poważnych błędów merytorycznych. Drobne błędy, jak np. „literówki” czy błędy interpunkcyjne wynikające z bardzo krótkiego terminu realizacji uniemożliwiającego wnikliwą korektę tekstu, nie mogą być podstawą reklamacji.

    6. W przypadku zleceń wykonywanych w trybie ekspresowym, Biuro Tłumaczeń WELT zastrzega sobie prawo do rozdzielenia zlecenia pomiędzy dwóch lub więcej tłumaczy, co może pociągać za sobą rozbieżność w zastosowanej w tłumaczeniu terminologii.

    7. Biuro tłumaczeń WELT nie ponosi odpowiedzialności za błędy merytoryczne w tłumaczeniu, które są konsekwencją błędów występujących w tekście źródłowym lub oryginalnym dokumencie.

    8. Biuro tłumaczeń WELT nie odpowiada za opóźnienia i usterki wynikłe z przyczyn, na które nie ma wpływu, takie jak działania siły wyższej, awarie sprzętu komputerowego, awarie łączy internetowych i telefonicznych oraz przerwy w dostawie prądu.

    9. Reklamacja powinna być dostarczona w formie pisemnej w ciągu siedmiu dni od daty przekazania wykonanego tłumaczenia Zamawiającemu przez Biuro Tłumaczeń WELT. Reklamacja powinna być uzasadniona i w sposób konkretny wskazywać błąd w tłumaczeniu oraz miejsce jego wystąpienia (z podaniem numeru strony i wiersza, w którym błąd występuje, oraz sprecyzowaniem rodzaju błędu). Nie zgłoszenie reklamacji w ciągu 7 dni od daty przekazania wykonanego tłumaczenia oznacza, że Zamawiający przyjmuje wykonane tłumaczenie bez zastrzeżeń.

    10. W przypadku uznania reklamacji za uzasadnioną, Biuro Tłumaczeń WELT zobowiązuje się do poprawienia tłumaczonego tekstu w ciągu 7 dni roboczych od daty otrzymania reklamacji, bez dodatkowych opłat lub udzielenia rabatu do wysokości odpowiadającej skali popełnionych błędów.

    11. Zgłoszenie reklamacji nie wpływa na termin zapłaty za usługę.

    12. Biuro Tłumaczeń WELT nie bierze odpowiedzialności za nieterminowe dostarczanie przesyłek przez Pocztę Polską lub firmę kurierską. Opóźnienie w dotarciu przesyłki (przetłumaczonego tekstu lub dokumentu) do adresata nie może powodować zapłaty za usługę z opóźnieniem.

    13. Biuro Tłumaczeń WELT ma prawo odstąpić od realizacji usługi tłumaczenia w przypadku podejrzenia, iż treści przekazane do tłumaczenia są niezgodne z prawem.

  6. Ochrona danych osobowych
    1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne.

    2. Dokonując zamówienia usługi tłumaczenia, Zamawiający wyraża zgodę na wykorzystywanie swoich danych osobowych w celu realizacji złożonego zamówienia.

    3. Biuro Tłumaczeń WELT zastrzega sobie prawo do udostępniania tekstów do tłumaczenia osobom współpracującym z Biurem Tłumaczeń WELT w celu wykonania zlecenia.

    4. Biuro Tłumaczeń WELT oraz wszystkie osoby wykonujące tłumaczenia pisemne lub ustne w jego imieniu, zobowiązują się do zachowania poufności dotyczącej wszystkich tłumaczonych tekstów i wypowiedzi, a także materiałów i informacji otrzymanych od Zamawiającego.

    5. Biuro Tłumaczeń WELT traktuje wszelkie teksty oraz dokumenty otrzymane od Zamawiającego w celu realizacji zlecenia a także treść spotkań tłumaczonych przez tłumaczy ustnych (zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej) jako poufne i zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy ich treści.

    6. Dane osobowe zapisywane w celu zamówienia i realizacji usługi tłumaczenia lub wystawienia faktury, zgromadzone przez Biuro Tłumaczeń WELT w bazie klientów nie są udostępniane osobom trzecim. Wyjątkiem od tej reguły mogłaby być tylko sytuacja, gdyby Biuro Tłumaczeń WELT zostało wezwane do udostępnienia jakichkolwiek danych przez instytucje urzędowe upoważnione do ich otrzymania. Wyjątkiem są również materiały ogólnodostępne (np. publikacje prasowe i internetowe, ogólnie dostępne akty prawne itp.).

    7. Na życzenie Zamawiającego Biuro Tłumaczeń WELT dostarcza odrębny dokument stanowiący zobowiązanie do zachowania poufności.

    8. Na życzenie Zamawiającego, Biuro Tłumaczeń WELT jest zobowiązane zwrócić wszystkie materiały i dokumenty otrzymane od Zamawiającego.

    9. Zamawiający w każdej chwili może sprawdzić wszelkie, zgromadzone w bazie Biura Tłumaczeń WELT dane osobowe i dokonać ich korekty, jeżeli są one według Zamawiającego nieaktualne lub nieprawidłowe. W tym celu wystarczy skontaktować się z Biurem Tłumaczeń WELT telefonicznie lub drogą e-mailową. W każdej chwili Zamawiający ma również prawo odwołać zgodę na wykorzystywanie zgromadzonych danych osobowych lub żądać ich usunięcia.

    10. Biuro Tłumaczeń WELT jako administrator danych dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

  7. Postanowienia końcowe
    1. Informacje zamieszczone na stronie internetowej Biura Tłumaczeń WELT (www.welt.com.pl) nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

    2. Cennik usług Biura Tłumaczeń WELT oraz niniejszy Regulamin nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

    3. W sporach między Biurem Tłumaczeń WELT a Zamawiającym stosuje się prawo polskie.

    4. Tłumaczenie wykonane przez Biuro Tłumaczeń WELT pozostaje jego własnością, do czasu uiszczenia przez Zamawiającego całości ceny za tłumaczenie.

    5. Biuro Tłumaczeń WELT nie wyraża zgody na udostępnianie swoich tłumaczeń innym biurom tłumaczeń lub tłumaczom bez uzyskania wcześniejszej, pisemnej zgody Biura Tłumaczeń WELT.

    6. Zamawiający zobowiązuje się, iż nie będzie nawiązywał kontaktów handlowych i biznesowych w zakresie wykonywania tłumaczeń z tłumaczami wykonującymi tłumaczenie dla Biura Tłumaczeń WELT jako pracownicy lub jego podwykonawcy bez pośrednictwa Biura Tłumaczeń WELT w okresie 24 miesięcy od wykonania ostatniego tłumaczenia na rzecz Zamawiającego przez Biuro Tłumaczeń WELT.

    7. Regulamin Biura Tłumaczeń WELT dostępny jest w siedzibie biura przy ulicy Ślężnej 151 we Wrocławiu i na stronie internetowej: www.welt.com.pl.

    8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.